اگرشما هم از جمله مدیرانی هستید که گزارشهای منظم روزانه را از کارکنان خود دریافت نمی کنید و یا به گزارش های دریافتی به مقدار کافی اهمیت نمی دهید،به احتمال زیاد درمسیر کسب و کارتان آزمون و خطاهای فراوانی را تجربه خواهید نمود .
چرا تهیه گزارش در مدیریت کسب و کار مهم است؟
اول:نوشتن گزارش ،کسب و کارتان را به سه بخش قبل ،درحین و بعد از گزارش تقسیم می کند.که تحلیل هر کدام از این قسمت ها برای شما مفید است.یعنی کجا بودید،کجاهستید واحتمالا به کجا خواهید رفت.
دوم:اطلاعاتی که از بخش های مختلف کسب وکارتان درقالب گزارش بدست می آورید به فرآیند صحیح تصمیم گیری های شما درمواقع ضروری کمک می کند.به خاطرداشته باشید که همواره انتخاب های درست ، حاصل مطالعات دقیق و استفاده از تجربیات گذشته است.
سوم:بنظرمیرسد عاقلانه ترین کار برای رسیدن به اهدافی که مشخص کرده ایم ، داشتن یک برنامه خوب درهمان ابتدای کار است.بنابراین برای تدوین برنامه های صحیح در مسیر رسیدن به اهدافتان ،می بایست عملکرد سازمان شما به صورت مرتب دردسترس باشد. ازاین جهت فرآیند نوشتن گزارش درتمامی سطوح کسب و کار شما الزامی است.
چهارم:قابلیت دسترسی به اطلاعات ، بررسی روش انجام کارها ، نحوه ارتباط با مشتریان، باخبر شدن از درخواست ها یا شکایات مشتریان و کلی موارد دیگر از جمله موضاعاتی است که با استناد به گزارشهای مربوطه ، می توانید کسب وکارتان را هدایت و کنترل کنید. هم چنین دربسیاری از مواقع حتی می توانید زودتر از رقبا با پیش بینی های لازم از خسارت های احتمالی جلوگیری کنید.
پنجم:بهبود عملکرد کارکنان مجموعه تان درحین انجام فعالیت های روزانه ، از طریق گزارشهای تدوین شده توسط آنها ،به شکل موثری قابل افزایش و البته قابل تنظیم است.
ششم:شما با دریافت گزارشهای منظم از کارکنان تان به نحوی از آنها حمایت می کنید. زیرا توجه به عمکردشان باعث ایجاد شفافیت و جلوگیری از سوءتفاهم های احتمالی می شود.
هفتم:به ازاء هر یک دقیقه ای که برای بررسی گزارشهای دریافتی زمان می گذارید،چندین برابر از وقت تان را صرفه جویی میکنید.لطفا به زمانهای ازدست رفته ای توجه کنید ،که برای تصمیم گیری درخصوص مشکلات کسب و کارتان نیاز به اطلاعات صحیح و در دسترس داشته اید.
هشتم:اندازه گیری یا مقایسه هر موضوعی ،نیازمند استفاده از پارامترهای مخصوص به خود است. برای رسیدن به هردو این مفاهیم در یک کسب و کار ، تهیه گزارشهای دقیق ضروری است.
نهم:فرصت های احتمالی توسعه کسب و کارتان در تار و پود گزارشهایی نهفته است که بصورت منظم از عمکرد مجموعه تان دریافت میکنید والبته بدون مشاهده دقیق آنها کشف نمی شوند.
دهم:با نتیجه ای که درطول دریافت منظم گزارشها بدست می آورید خواهید توانست همه عوامل موثر درکسب وکارتان را به سمت اهدافی مشخص ،به درستی مدیریت کنید.
چطور یک گزارش را تهیه نماییم و بصورت اصولی از آن استفاده کنیم :
عدم آشنایی با تهیه گزارش و نیز استفاده صحیح از آن ، ازجمله عوامل مهمی است که معمولا باعث می شود برخی از مدیران کسب و کارها سیستم گزارش نویسی را در روند کاری خود جدی نگیرند و پس از مدتی گزارشهای تدوین شده درسازمان به یک امر فرمایشی و دست و پا گیر تبدیل شود.